準備の時間を短縮する
準備も様々あって、目的がなんなのかによって準備の内容も変わりますし、準備の時間も変わります。仕事をこなすと言う世界の中では、準備というものが重要と言われ、準備の精度によって仕事の消化率へ大きな影響をおよぼします。準備を怠ることで、とんでもない結果が起きたりします。
だから、準備は大切です。
ただ、最近準備に対しの価値というモノが変化しました。
準備準備と言いますが、準備の本質を理解しているのだろう?と…
さて、仕事をこなす(消化)中で、どこまでの準備をするのか?これは難しいところでもあります。
どのくらい先まで読んで、準備をして、その準備を活かせるタイミングを待つのか。
これを見計らうためには
『優先順位』というものが重要になります。優先順位を把握出来ていれば、無駄な準備はしなくてすみます。
『要するに今している準備はなんのため?』
僕の中で、ここ何年かで出た答えは、準備を縮小するという動きです。準備を最小限に抑えることで、情報と労力も最小限の稼働状態で挑めます。
準備が長いと、古い情報がかき消され、新しい情報に埋もれてしまう。
その分、思考もしなければならないので、頭も痛くなります。そういった負荷を軽減するために、最小限の準備を心がけます。
その最小限に準備を抑えるには何が必要か?
『見込み』
見込みをしっかり立て、そこに使用する、思考と行動も見込みます。
今日はどうするのか?
例えば、営業職でも、今日回る、もしくは回れるであろう件数をあらかじめ決め、そこへの計画を立てる。この時に決めるのは
- 回る順番
- 滞在する時間
- 次の場所行く移動距離と時間
このあたりを見込んで、行動に移せば、見込んだ通りの消化ができる。
後、重要なのは、
『ルーティン作業』
決められた場所に決まったモノを置き、無意識(自動)にそれを手に取る。これで、無駄な思考と無駄な行動を省ける。いつもと違うところにモノを置いてしまうと、『探す』という思考をしてしまい、そこに時間が取られるのと、他のモノを忘れる可能性が高くなる。
だから、あらかじめ見込みを立て、その見込みもあまり過度なものではなく、経験と実績で補えるくらいのモノとし、適正な見込みを立てた上で、適正な思考と行動パターンにはめ込む。そうすると、準備に時間はかからない。
無駄な準備をせずに、最小限の準備で挑めます。
冒頭でも言いましたが準備は大事ですし、必要です。
ただ、極力無駄なことはしない。
目的が準備にならないように、しっかりと見極めて実行に移すこと。そうでなければそこには本当の価値など存在しません。
と、僕は思うのです。